Microsoft SharePoint

Veel organisaties slaan hun documenten op in gedeelde mappen op een server, volgens een indeling die voor de ontwerper van het systeem heel logisch was. Voor (veel) andere gebruikers is deze indeling doorgaans minder logisch waardoor er veel tijd verloren gaat naar het zoeken van documenten.

Wanneer een document wordt gemaakt of aangepast ontstaat veelal een tweede versie van het bewuste bestand die per mail wordt verstuurd naar een gebruiker die er ook weer aanpassingen maakt, om deze vervolgens weer terug te mailen. Het resultaat is dat diverse documenten in vele versies op het netwerk staan waarbij geen zekerheid is over de meest recente versie.

Microsoft SharePoint werkt anders

Microsoft SharePoint werkt anders. Dit programma gaat uit van één bestand die door verschillende gebruikers, met de juiste rechten, gewijzigd kunnen worden. Daarbij blijft de meest recente versie van het document in beeld. Bij elke wijziging is te zien wie deze wijziging heeft aangebracht. De wijzigingen en documenten worden automatisch opgeslagen en de laatste 500 versies kunnen gemakkelijk worden teruggehaald.

Zo is direct duidelijk wat de meest recente versie van het document is en zo is samen werken écht samenwerken. Ook zijn de zoekfuncties in SharePoint veel uitgebreider en is filteren veel gemakkelijker dan op een normale server. Ook is het mogelijk om een document te bewerken op één apparaat om vervolgens het werk voort te zetten op een ander apparaat, bijvoorbeeld op een smartphone, tablet of presentatiescherm.

Het systeem houdt precies bij waar u met bewerken gebleven bent. In combinatie met Microsoft Power Automate is een efficiënte werkstroom te maken van documenten door de organisatie. Zo ziet u direct in welke fase een project of document zich bevindt en wie daar nu aan werkt.

Samenwerken in SharePoint

SharePoint heeft het diverse functies om in teams of in projecten samen te werken. Alle documenten van het project staan op één teamsite die u gemakkelijk zelf aanmaakt. U besluit zelf welke documenten u met de klant deelt en welke verborgen blijven. Ook hiervoor geldt: alleen de laatste en meest recente versie van het document staat in beeld.

SharePoint als Intranet

Ook heeft SharePoint een intranetfunctie waarbij gebruikers direct toegang hebben tot het laatste bedrijfsnieuws, de centrale documenten zoals RI&E en vluchtroutes, de vakantieplanning, formulieren etc. Het intranet is geheel in uw bedrijfskleuren uit te voeren compleet met uw logo zodat het direct als een thuis voelt voor de gebruikers.

Het versturen van interne nieuwsbrieven wordt hierdoor overbodig, de nieuwsbrieven staan op datum geselecteerd overzichtelijk in het scherm. Niet alleen tekst maar ook foto’s en (bedrijfs)filmpjes zorgen ervoor dat het een modern intranet is.

Met SharePoint online krijgt u de mogelijkheden die grote bedrijven al jaren hadden voor zeer bescheiden bedrag per maand.